Buchhaltung für Trader: EÜR-Aufzeichnungen, abzugsfähige Kosten, Rechnungen an Prop Firms, Aufbewahrungsfristen und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Was Sie lernen

• Wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) funktioniert und wer sie nutzen darf.
• Welche Kosten eines Trading-Betriebs abzugsfähig sind und wie Hardware und das häusliche Arbeitszimmer behandelt werden.
• Was eine Rechnung an eine ausländische Prop Firm enthalten muss und wie die Umsatzsteuer grenzüberschreitend greift.
• Wie lange welche Unterlagen aufzubewahren sind und wie Sie sich effizient auf einen Steuerberater vorbereiten.

Erklärung

Diese Lektion setzt voraus, dass die Tätigkeit ein Gewerbe ist (Lektion 9), und bietet allgemeine Orientierung für Deutschland; klären Sie Details mit einem Steuerberater. Die Zahlen entsprechen dem Stand 2026 und ändern sich; prüfen Sie die aktuellen Regeln.

Die EÜR: Gewinnermittlung nach dem Zuflussprinzip

Einzelunternehmer, deren Umsatz €800,000 und deren Gewinn €80,000 pro Jahr nicht übersteigt (§ 141 AO, Schwellenwerte seit 2024), dürfen den Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt mit doppelter Buchführung und Bilanz ermitteln. Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder UG müssen immer doppelt buchen. Die EÜR folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG): Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie Ihrem Konto gutgeschrieben werden, und Kosten in dem Jahr, in dem Sie sie bezahlen. Eine im Dezember genehmigte, aber im Januar erhaltene Auszahlung gehört in den Januar. Die EÜR wird elektronisch mit der Steuererklärung als Anlage EÜR über ELSTER eingereicht; eine Papier- oder Tabellenversion ist nur Ihr Arbeitsdokument.

Praktische Einrichtung: ein separates Geschäftskonto, eine Tabelle oder Buchhaltungs-App mit einer Zeile pro Einnahme oder Ausgabe (Datum, Geschäftspartner, Betrag, Kategorie, Belegnummer) und nummerierte Belege. Die GoBD verlangen vollständige, zeitnahe und unveränderbare Aufzeichnungen; mit Buchhaltungssoftware lässt sich das leichter nachweisen als mit einer Tabelle.

Abzugsfähige Betriebsausgaben

Durch den Betrieb veranlasste Kosten sind Betriebsausgaben: Evaluierungs- und Reset-Gebühren, Plattform- und Datenfeed-Gebühren, Charting- und Journal-Software, unmittelbar damit zusammenhängende Kurse, der betriebliche Anteil an Telefon und Internet, Bankgebühren, der Steuerberater und IHK-Beiträge. Hardware bis €800 netto wird als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgeschrieben; Computer und Software dürfen nach einem BMF-Schreiben von 2022 über ein Jahr abgeschrieben werden, andernfalls über drei Jahre. Häusliches Arbeitszimmer: Ein eigener Raum, der den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet, erlaubt den Ansatz der tatsächlichen Kosten oder der Jahrespauschale von €1,260; andernfalls gilt die Tagespauschale von €6 pro Tag, höchstens €1,260 pro Jahr. Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge sind keine Betriebsausgaben; sie sind Sonderausgaben im privaten Teil der Steuererklärung.

Rechnungen an Prop Firms und Umsatzsteuer

Viele Firmen zahlen ohne Rechnung, stellen Sie aber trotzdem für jede Auszahlung eine aus: Sie ist Ihr Beleg, und das Finanzamt kann danach fragen. Nach § 14 UStG enthält sie beide Namen und Anschriften, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), Datum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung („Gewinnbeteiligung für Trading-Leistungen, Zeitraum X“), Betrag und umsatzsteuerliche Behandlung. Bei einem Unternehmer als Kunden im Ausland liegt der Leistungsort im Land des Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG): Bei einer Firma in der EU vermerken Sie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse Charge), geben beide USt-IdNr. an und melden den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung; bei einer Firma außerhalb der EU ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar, was Sie auf der Rechnung vermerken. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG; Umsatz bis €25,000 im Vorjahr und €100,000 im laufenden Jahr, Stand 2025) entfernt die deutsche Umsatzsteuer, nicht aber die Mechanik des Reverse-Charge-Verfahrens, weshalb viele Prop-Trader eine USt-IdNr. als einfacher empfinden. Seit 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können.

Aufbewahrungsfristen

Bücher, die EÜR und Jahresabschlüsse sind 10 Jahre aufzubewahren; Buchungsbelege (Quittungen und Rechnungen) seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von 2025 8 Jahre (zuvor 10); Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Digitale Originale (PDF-Rechnungen, Broker-Abrechnungen, Auszahlungsbestätigungen) müssen digital und lesbar bleiben; halten Sie zwei Sicherungskopien vor.

Zusammenarbeit mit einem Steuerberater

Die Honorare richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und hängen von Umsatz und Aufwand ab; sortierte Unterlagen senken die Rechnung. Bringen Sie die Verträge mit den Firmen, eine Auszahlungsliste mit Euro-Umrechnung, Gebührenbelege, die Kostentabelle, Kontoauszüge und das Trade-Log mit und fragen Sie nach der Einordnungsfrage aus Lektion 9 und der umsatzsteuerlichen Registrierung.

Rechenbeispiel

Hypothetisches Beispiel: Das erste Geschäftsjahr eines Traders. Einnahmen: Auszahlungen von €18,500 (bereits zum Kurs am Tag des Zuflusses in Euro umgerechnet). Ausgaben: Evaluierungs- und Reset-Gebühren €1,800; Datenfeed und Plattform €600; Software €480; ein im März gekaufter Laptop für €1,500 netto, über ein Jahr abgeschrieben; Jahrespauschale für das Arbeitszimmer €1,260; Steuerberater €900. Die Umsatzsteuer wird ignoriert, weil alle Kunden außerhalb Deutschlands ansässig sind und der Trader eine USt-IdNr. hat. Außerdem wurden €3,400 Krankenversicherung gezahlt.

1. Betriebseinnahmen: €18,500.
2. Betriebsausgaben: 1,800 + 600 + 480 + 1,500 + 1,260 + 900 = €6,540.
3. Gewinn für die EÜR: 18,500 − 6,540 = €11,960.
4. Die €3,400 Krankenversicherung gehören nicht in die EÜR; sie werden als Sonderausgaben eingetragen und mindern das zu versteuernde Einkommen gesondert.
5. Kostenquote: 6,540 ÷ 18,500 = 35.4 Prozent, eine nützliche Zahl für das Budget der nächsten Lektion.

Häufiger Fehler

Übung

Auf Papier: In einem Jahr erhielt ein Trader Auszahlungen von €9,200 und zahlte: Gebühren €1,350, Daten €360, einen zweiten Monitor für €450 netto, einen Kurs für €290, betrieblicher Anteil an Telefon und Internet €240 sowie €2,100 an freiwilligen Rentenbeiträgen. (a) Berechnen Sie den EÜR-Gewinn. (b) Welcher Posten ist ausgeschlossen und warum? (c) Bis zum Ende welchen Jahres muss die Rechnung für den Monitor aufbewahrt werden, wenn es sich um das Jahr 2026 handelt?

Das Wichtigste in Kürze

• Die EÜR ist eine Gewinnermittlung nach dem Zuflussprinzip für kleine Einzelunternehmer; buchen Sie Einnahmen zum Gutschriftsdatum der Bank in Euro.
• Gebühren, Daten, Software, Hardware (Sofortabschreibung bis €800 netto, ein Jahr für Computer) und das Arbeitszimmer sind abzugsfähig; Versicherungsbeiträge sind keine Betriebsausgaben.
• Rechnungen an ausländische Firmen brauchen die Angaben nach § 14 UStG und den korrekten grenzüberschreitenden Umsatzsteuervermerk; innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren.
• Bewahren Sie Bücher 10 Jahre, Belege 8 Jahre und Geschäftsbriefe 6 Jahre auf, und bringen Sie sortierte Unterlagen zum Steuerberater.

Nächster Schritt

Wenn die Buchhaltung steht, erstellt die nächste Lektion das Budget eines Trading-Betriebs: Fixkosten, schwankende Einnahmen, Krankenversicherung und Rentenbeiträge als Selbstständiger.