Contabilidad para un trader: registros de la EÜR, gastos deducibles, facturas a prop firms, plazos de conservación y trabajo con un Steuerberater

Qué vas a aprender

• Cómo funciona la Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) y quién puede utilizarla.
• Qué gastos de una actividad de trading son deducibles y cómo se tratan el hardware y la oficina en casa.
• Qué debe contener una factura a una prop firm extranjera y cómo se aplica el IVA en operaciones transfronterizas.
• Cuánto tiempo hay que conservar cada registro y cómo prepararte de forma eficiente para un Steuerberater.

Explicación

Esta lección parte de que la actividad es empresarial (lección 9) y ofrece una orientación general para Alemania; confirma los detalles con un Steuerberater (asesor fiscal). Las cifras corresponden a 2026 y cambian; comprueba las normas vigentes.

La EÜR: cálculo del beneficio con criterio de caja

Los empresarios individuales cuyo volumen de negocio no supere €800,000 y cuyo beneficio no supere €80,000 al año (§ 141 AO, umbrales vigentes desde 2024) pueden calcular el beneficio con la Einnahmen-Überschuss-Rechnung (estado de cobros menos pagos) en lugar de llevar contabilidad por partida doble y un balance. Las sociedades de capital, como una GmbH o una UG, deben llevar siempre contabilidad por partida doble. La EÜR sigue el Zufluss-Abfluss-Prinzip (principio de cobro y pago, § 11 EStG): los ingresos cuentan en el año en que llegan a tu cuenta y los gastos, en el año en que los pagas. Un pago aprobado en diciembre pero cobrado en enero corresponde a enero. La EÜR se presenta por vía electrónica junto con la declaración de la renta como Anlage EÜR a través de ELSTER; una versión en papel o en hoja de cálculo es solo tu documento de trabajo.

Organización práctica: una cuenta bancaria separada para la actividad, una hoja de cálculo o una aplicación de contabilidad con una línea por cobro o pago (fecha, contraparte, importe, categoría, número de justificante) y justificantes numerados. Las normas GoBD exigen registros completos, puntuales e inalterables; un software de contabilidad facilita demostrarlo más que una hoja de cálculo.

Gastos deducibles de la actividad

Los gastos originados por la actividad son Betriebsausgaben (gastos de explotación): tarifas de evaluación y de reinicio, tarifas de plataforma y de feed de datos, software de gráficos y de diario de trading, cursos directamente relacionados, la parte profesional del teléfono e internet, comisiones bancarias, el Steuerberater y las cuotas de la IHK. El hardware de hasta €800 netos se amortiza de inmediato como geringwertige Wirtschaftsgüter (activos de escaso valor); los ordenadores y el software pueden amortizarse en un año según una circular del BMF de 2022, y si no, en tres años. Oficina en casa: una habitación dedicada que sea el centro de tu actividad permite deducir los costes reales o la Jahrespauschale (cantidad fija anual) de €1,260; en caso contrario, la Tagespauschale (cantidad fija diaria) de €6 por día, con un máximo de €1,260 al año. Las cotizaciones de salud y de pensiones no son gastos de la actividad; son Sonderausgaben (gastos especiales) en la parte privada de la declaración.

Facturas a prop firms e IVA

Muchas empresas pagan sin factura, pero emite una por cada pago de todos modos: es tu registro y el Finanzamt puede pedírtela. Según el § 14 UStG, debe incluir los nombres y direcciones de ambas partes, tu número fiscal o tu número de identificación a efectos del IVA (USt-IdNr.), la fecha, un número correlativo, la descripción del servicio («participación en beneficios por servicios de trading, periodo X»), el importe y el tratamiento del IVA. Para un cliente empresarial en el extranjero, el lugar de prestación es el país del cliente (§ 3a Abs. 2 UStG): para una empresa de la UE, escribe «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (inversión del sujeto pasivo), indica ambos números de IVA y declara la venta en la Zusammenfassende Meldung (declaración recapitulativa); para una empresa de fuera de la UE, el servicio no está sujeto a impuestos en Alemania, lo cual indicas en la factura. La Kleinunternehmerregelung (régimen de pequeños empresarios, § 19 UStG; volumen de negocio de hasta €25,000 en el año anterior y €100,000 en el año en curso, a fecha de 2025) elimina el IVA alemán, pero no la mecánica de la inversión del sujeto pasivo, por lo que muchos traders de prop firms encuentran más sencillo tener un número de IVA. Desde 2025, toda empresa debe poder recibir facturas electrónicas estructuradas.

Plazos de conservación

Los libros, la EÜR y las cuentas anuales deben conservarse 10 años; los Buchungsbelege (justificantes contables: recibos y facturas), 8 años desde la Cuarta Ley de Reducción de la Burocracia de 2025 (antes, 10); la correspondencia comercial, 6 años. El plazo empieza al final del año natural del último asiento. Los originales digitales (facturas en PDF, extractos del bróker, confirmaciones de pago) deben seguir en formato digital y ser legibles; guarda dos copias de seguridad.

Trabajar con un Steuerberater

Los honorarios se rigen por la Steuerberatervergütungsverordnung (reglamento de honorarios de los asesores fiscales) y dependen del volumen de negocio y del trabajo; unos registros ordenados reducen la factura. Lleva los contratos con las empresas, una lista de pagos con la conversión a euros, los justificantes de las tarifas, la hoja de cálculo de gastos, los extractos bancarios y el registro de operaciones, y pregunta por la cuestión de la clasificación de la lección 9 y por el alta en el IVA.

Ejemplo práctico

Ejemplo hipotético: el primer ejercicio de la actividad de un trader. Cobros: pagos por €18,500 (ya convertidos a euros en las fechas de cobro). Pagos: tarifas de evaluación y de reinicio €1,800; feed de datos y plataforma €600; software €480; un portátil de €1,500 netos comprado en marzo y amortizado en un año; Jahrespauschale de la oficina en casa €1,260; Steuerberater €900. Se ignora el IVA porque todos los clientes están fuera de Alemania y el trader tiene número de IVA. También se pagaron €3,400 de seguro de salud.

1. Betriebseinnahmen (ingresos de explotación): €18,500.
2. Betriebsausgaben: 1,800 + 600 + 480 + 1,500 + 1,260 + 900 = €6,540.
3. Beneficio (Gewinn) para la EÜR: 18,500 − 6,540 = €11,960.
4. Los €3,400 del seguro de salud no van en la EÜR; se anotan como Sonderausgaben y reducen la base imponible por separado.
5. Ratio de gastos: 6,540 ÷ 18,500 = 35.4 por ciento, una cifra útil para el presupuesto de la próxima lección.

Error habitual

Actividad práctica

En papel: en un año, un trader recibió pagos por €9,200 y pagó: tarifas €1,350, datos €360, un segundo monitor de €450 netos, un curso €290, la parte profesional del teléfono e internet €240, y €2,100 en aportaciones voluntarias a pensiones. (a) Calcula el beneficio de la EÜR. (b) ¿Qué partida queda excluida y por qué? (c) ¿Hasta el final de qué año debe conservarse la factura del monitor si el ejercicio es 2026?

Ideas clave

• La EÜR es un cálculo del beneficio con criterio de caja para pequeños empresarios individuales; contabiliza los ingresos en la fecha de abono bancario y en euros.
• Las tarifas, los datos, el software, el hardware (amortización inmediata hasta €800 netos, un año para los ordenadores) y la oficina en casa son deducibles; las cotizaciones de seguros no son gastos de la actividad.
• Las facturas a empresas extranjeras necesitan el contenido del § 14 UStG y la mención correcta del IVA transfronterizo; dentro de la UE se aplica la inversión del sujeto pasivo.
• Conserva los libros 10 años, los justificantes 8 años y la correspondencia 6 años, y lleva los registros ordenados al Steuerberater.

Siguiente paso

Con la contabilidad en orden, la próxima lección elabora el presupuesto de una actividad de trading: costes fijos, ingresos volátiles, seguro de salud y cotizaciones a pensiones como autónomo.