Calcular las necesidades de capital: costes de puesta en marcha, capital circulante, reserva y el Kapitalbedarfsplan
Elabora un Kapitalbedarfsplan completo que sume los costes de puesta en marcha, el desfase de capital circulante de los primeros meses y una reserva de liquidez, para saber cuánto dinero necesitas realmente antes de pedírselo a nadie.
Lo que aprenderás
- Los tres bloques de un Kapitalbedarfsplan (plan de necesidades de capital): costes de puesta en marcha, capital circulante y una reserva de liquidez.
- Cómo determinar la necesidad de capital circulante a partir de un plan de tesorería mes a mes en lugar de adivinarla.
- Por qué el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de las compras y tus propios gastos de vida deben figurar en el plan.
- Cómo el plan se convierte en un déficit de financiación que puedes presentar a un banco o a un inversor.
Explicación
Los ingresos, el beneficio y el flujo de caja se trataron en Fundamentos de Negocio. Esta lección los aplica a la primera pregunta que hace todo banco o entidad de fomento: ¿cuánto capital necesitas y para qué? La respuesta es el Kapitalbedarfsplan, normalmente una página con tres bloques.
Bloque 1: costes únicos de puesta en marcha
Los costes de puesta en marcha se pagan una sola vez, antes de la apertura o poco después: Gründungskosten (costes de constitución: alta de la actividad, tasas de notaría y de registro para una GmbH o una UG, asesoramiento, permisos) e Investitionen (inversiones: equipos, vehículos, acondicionamiento del local, software, existencias iniciales, la fianza del alquiler o Kaution, la web y el marketing de lanzamiento). Anota cada partida con su precio neto y su fecha de pago.
Bloque 2: capital circulante
Aquí, capital circulante significa el dinero que cubre los gastos corrientes hasta que el negocio se financia solo; los costes empiezan el primer día, mientras que los ingresos crecen despacio. Dimensiónalo con un plan de tesorería mensual: anota los cobros y los pagos de cada mes, calcula el saldo acumulado y toma el mayor déficit acumulado. Esa cifra, y no la pérdida del primer mes, es tu necesidad de capital circulante.
Hay dos partidas que se olvidan a menudo: el Unternehmerlohn (los gastos de vida del propietario, porque un empresario individual no tiene sueldo) y el calendario de cobros (si los clientes pagan a 30 días, los ingresos del mes 2 son caja del mes 3).
Bloque 3: reserva de liquidez
Una reserva de liquidez es un colchón para lo que sale mal: una máquina averiada, un cliente que paga tarde, una apertura que se retrasa. Una regla práctica habitual es tres meses de costes fijos más los gastos de vida; los negocios estacionales necesitan más. La reserva no se gasta en el plan.
El IVA y el plan
La mayoría de las compras llevan un 19 por ciento de IVA (en alemán Umsatzsteuer). Una empresa dada de alta en el IVA recupera este IVA soportado (Vorsteuer) mediante la Umsatzsteuer-Voranmeldung (declaración periódica del IVA) mensual o trimestral, pero primero debe pagar el precio bruto. En las inversiones grandes esto constituye una necesidad de financiación a corto plazo por sí misma. Una empresa acogida a la Kleinunternehmerregelung (régimen de exención del IVA para pequeñas empresas; en 2026 los límites son 25,000 euros de facturación en el año anterior y 100,000 euros en el año en curso, comprueba la norma vigente) no puede recuperar el IVA soportado en absoluto, por lo que debe planificar sus costes de puesta en marcha en bruto.
De la necesidad de capital al déficit de financiación
Necesidad de capital = costes de puesta en marcha + capital circulante + reserva. Resta el capital propio que puedes aportar (Eigenkapital: ahorros, equipos que ya tienes, dinero de la familia). Lo que queda es el déficit de financiación, que es el tema del resto de este curso. A los bancos les gusta que el fundador aporte una parte significativa, a menudo se cita entre el 15 y el 20 por ciento, pero no existe un mínimo legal.
Ejemplo resuelto
Ejemplo hipotético: Lena abre un taller de reparación de bicicletas como empresaria individual. Todos los importes son netos de IVA y están redondeados; se excluyen el IVA, los impuestos y los intereses del préstamo.
| Partida de puesta en marcha | Importe |
|---|---|
| Alta, asesoramiento, permisos | €3,000 |
| Herramientas y equipamiento del taller | €18,000 |
| Acondicionamiento del local | €9,000 |
| Fianza del alquiler (3 × €1,200) | €3,600 |
| Existencias iniciales de piezas | €6,000 |
| Web y marketing de lanzamiento | €2,500 |
| Total del bloque 1 | €42,100 |
Pagos mensuales: alquiler €1,200 + seguro €150 + software €100 + energía €250 + marketing €300 = €2,000 de costes fijos, más €2,200 de gastos de vida = €4,200 al mes. Las piezas cuestan el 40 por ciento de los ingresos, así que cada euro de ingresos deja un 60 por ciento como margen de contribución. Ingresos supuestos: €1,500, €3,000, €4,500, €6,000, €7,000, €8,000 en los meses 1 a 6, cobrados al contado en el mismo mes.
| Mes | Contribución (60 %) | Pagos | Neto | Acumulado |
|---|---|---|---|---|
| 1 | €900 | €4,200 | −€3,300 | −€3,300 |
| 2 | €1,800 | €4,200 | −€2,400 | −€5,700 |
| 3 | €2,700 | €4,200 | −€1,500 | −€7,200 |
| 4 | €3,600 | €4,200 | −€600 | −€7,800 |
| 5 | €4,200 | €4,200 | €0 | −€7,800 |
| 6 | €4,800 | €4,200 | +€600 | −€7,200 |
El mayor déficit acumulado es de €7,800 (meses 4 y 5), así que el bloque 2 = €7,800. Bloque 3 = 3 × €4,200 = €12,600.
Necesidad de capital = €42,100 + €7,800 + €12,600 = €62,500. Lena tiene €15,000 ahorrados, así que el déficit de financiación es €62,500 − €15,000 = €47,500. El 19 por ciento de IVA de sus inversiones gravadas (unos €6,745 sobre €35,500) también debe pagarse antes de que se lo devuelvan; lo cubre temporalmente con la reserva.
Error frecuente
Actividad práctica
En papel: Jonas pone en marcha una pequeña tienda online. Los costes de puesta en marcha son €24,000. Los pagos mensuales, incluidos sus gastos de vida, son €3,000. La contribución de las ventas (después de la mercancía) es de €800, €1,600, €2,400, €3,200, €3,600 y €4,000 en los meses 1 a 6. Usa la regla de los tres meses para la reserva y tiene €12,000 de capital propio. Calcula la necesidad de capital circulante, la reserva, la necesidad total de capital y el déficit de financiación.
Mostrar solución
Neto por mes: −€2,200, −€1,400, −€600, +€200, +€600, +€1,000. Acumulado: −€2,200, −€3,600, −€4,200, −€4,000, −€3,400, −€2,400. Necesidad de capital circulante = €4,200 (mes 3).
Reserva = 3 × €3,000 = €9,000. Necesidad de capital = €24,000 + €4,200 + €9,000 = €37,200. Déficit de financiación = €37,200 − €12,000 = €25,200.
Limitaciones: el plan supone que los clientes pagan de inmediato e ignora el calendario del IVA, los impuestos y los intereses; un plan real abarca de 12 a 36 meses.
Ideas clave
- Un Kapitalbedarfsplan tiene tres bloques: costes únicos de puesta en marcha, capital circulante y una reserva de liquidez.
- El capital circulante es el mayor déficit de caja acumulado de la fase de arranque, y se determina con un plan de tesorería mensual.
- Incluye los gastos de vida del propietario, los retrasos en los cobros y el IVA que pagas antes de que te lo devuelvan.
- La necesidad de capital menos el capital propio es igual al déficit de financiación que tienes que cubrir.
Siguiente paso
Antes de pedir prestado un solo céntimo, la próxima lección muestra cuánto puedes reducir el déficit de financiación con bootstrapping y financiación interna.
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